Technische Dokumentationen

Kassensysteme für die Gastronomie sind de facto kleine Rechnersysteme, die recht komplexe Speicheraufgaben zu erfüllen haben, insbesondere um die steuerrechtlich relevanten Daten sicher zu speichern.

Nach den bisherigen Erkenntnissen sind folgende Punkte dringend zu berücksichtigen:

  • Auch wenn Sie für Ihre Buchführung nur die Tagesauszüge benötigen (Z1), erstellen Sie auch regelmäßig die Langzeit-Auszüge (Z2). Wenn Sie das unterlassen, sind Teile der internen Datenbank möglicherweise falsch initialisiert und die Datenbankzeiger adressieren falsche Datenbereiche.
  • Achten Sie auf Reaktionen des Kassensystems bei Spannungsausfällen oder Systemabstürzen. Auch hier kann es passieren, dass danach Zeiger nicht mehr stimmen und die Langzeit-Ausgaben Fantasie-Werte ausgeben. Dann hilft eine Reorganisation der Datenbank.
  • Fragen Sie im Zweifelsfall das Sie betreuende Unternehmen (oder einen Sachverständigen)

In einem meiner Fälle wurde die Standard-Auswertung des Kassensystems für den Gastronom zum Alptraum, der ausgelesene Umsatz (mit den Standard-Ausgabeverfahren) ergab "Schwarzumsätze" von mehreren hunderttausend Euro in einem Jahr. Die Datenspeicherung war nachweislich falsch, weil das System keine sichere Langzeitspeicherung durchführen konnte.

Kassensysteme im LAN

Kassensysteme sind heute in der Regel vernetzte Rechnersysteme, die Drucker für die Bons sind ebenfalls im Netzwerk eingebunden.

Wenn das Systeme nicht wie erwartet funktioniert, kann dies auch an der LAN-Netzwerk-Infrastruktur ("Verkabelung") liegen.

Tipp: Nutzen Sie eine Netzwerk-Infrastruktur nur, wenn diese auch durchgemessen wurde und Ihnen die Protokolle vorgelegt wurden. Dann können Sie davon ausgehen, dass es keine Kommunikationsprobleme gibt. Anderenfalls adressieren Sie mit einer Mängelrüge eventuell das falsche Unternehmen und verursachen unnötige Streiterei.